Indice del reportaje:

Mensajes cortos, videoconferencia y mensajería instantánea ( parte principal del reportaje).
SMS, el chollo del siglo.
¿Quienes usan los mensajes cortos?
Ideales para el marketing
Mensajería instantánea, otra posibilidad para la empresa.
No todo son ventajas.
Videoconferencia, ideal para ahorrar tiempo y dinero.
De fácil manejo.

Entrevista con Sonia Diez, Directora General de e-Learning de Grupo Vértice.
El precio, factor esencial.
Mensajeria instantánea, fácil de usar.
Convergencia de sistemas.
El Gobierno también se apunta a los mensajes cortos.
Direcciones de interés.

MENSAJES CORTOS, VIDEOCONFERENCIA Y MENSAJERÍA INSTANTÁNEA
Las nuevas tecnologías al servicio de la pyme española

La tecnología y los servicios móviles están experimentando un importante desarrollo y se prevé que a corto plazo se conviertan en piezas básicas en la estrategia de comunicación de las empresas. Las pymes se encuentran con nuevas posibilidades para desarrollar su negocio con la ayuda de las nuevas tecnologías. Teléfonos móviles, ordenadores y transmisión de imágenes en tiempo real y archivos a través de videoconferencia se convierten en un aliado esencial para las empresas.
Publicado en junio de 2003

En España el número de terminales móviles supera los 30 millones. Cada año se envían más de 10.000 millones de mensajes SMS, con una media de 26 mensajes al mes por cada cliente. Por lo tanto, no es de extrañar que cada vez sean más las empresas que utilizan los mensajes cortos SMS como medio para comunicar y para obtener información de clientes y usuarios. Aunque también se comunican las empresas a través de mensajería instantánea, un sistema cómodo y barato que permite la comunicación inmediata con diferentes sedes de una misma compañía. Todo ello sin olvidar que los malos tiempos internacionales hacen que muchos se lo piensen a la hora de coger un avión, por lo que la videoconferencia se ha convertido en un sustituto ideal, que nos permite comunicarnos con clientes en cualquier parte del mundo sin necesidad de salir de nuestra ciudad.

Cada día encontramos nuevas pruebas y ejemplos de la importancia que esta forma de comunicación tiene para nuestras pymes. Por ejemplo, Juan A. Flores, Gerente CODESU,S.L. Comercial de Suministros, pyme española que se dedica a la importación de todo tipo de repuestos y suministros para la industria y que acaba de realizar importantes inversiones en tecnologías de la información, señala que "todas las pymes utilizamos cada vez más los sistemas informáticos de comunicación para reducir costes. La mejora en las telecomunicaciones y la velocidad con la que tenemos que tomar las decisiones hoy en día nos obligan a comunicarnos con mayor rapidez y actualmente los mensajes cortos de móvil, las videoconferencias o el correo electrónico son los elementos más interesantes y efectivos para transmitir y recibir la información de clientes y proveedores".

Está claro que las pymes españolas están buscando constantemente nuevos caminos para mejorar su productividad. Por eso, con la ayuda de las tecnologías de la información, las compañías empiezan a decidirse por un sistema que les permiten conferenciar en tiempo real, con imagen y voz. Esto hace posible que sean más eficientes porque facilita a sus empleados, clientes y socios una fácil comunicación interactiva en tiempo real.

Según Andrew Horbury del departamento del soluciones de negocio de Yahoo! Inc, "la sencillez en el manejo es lo esencial. Hasta ahora la dificultad en el uso de los sistemas de videoconferencia ha sido una de las razones que han dificultado el desarrollo y la penetración de este producto en el mercado. La integración del vídeo con otras aplicaciones existentes como el correo electrónico o la telefonía a través de Internet o la mensajería instantánea donde una llamada puede ser hecha con un simple click del ratón o pulsando un botón hace mucho más fácil su uso".

SMS, EL CHOLLO DEL SIGLO

Hace apenas cinco años, cuando la telefonía móvil empezó su verdadero despegue en nuestro país, nadie podía pensar que los mensajes cortos de móvil a móvil iban a suponer una importante parte del negocio de las operadoras. Ni siquiera ellas mismas acaban de creerse que funcione esa magnífica fuente de ingresos, que no viene de las empresas sino de los quinceañeros, verdaderos expertos en el arte de escribir con el teclado del móvil. Sin embargo no es, ni mucho menos, su única aplicación. Hay otras como la gestión de flotas que representan un importante ahorro económico para las empresas y un buen capítulo de captación de capital por parte de las operadoras. Y todo indica que este sistema, que se conoce como SMS -short mobile service- no ha hecho más que empezar a andar. Así, las operadoras apuestan por la mejora del servicio y se han puesto en marcha diferentes sistemas que permiten a las empresas con presencia en Internet incluir el envío de mensajes cortos desde su web.

Entre las ventajas que puede encontrar una pyme que se decida por el uso de los mensajes cortos se puede destacar la rapidez, que permite comunicar eventos en tiempo real, en cualquier lugar y en cualquier momento. Además, es posible hacer una comunicación masiva de forma efectiva y a un coste mínimo, por ejemplo a la red comercial o a personal de campo.

Los motivos para utilizar estas posibilidades tecnológicas son casi siempre económicos, porque una mejor optimización del uso del tiempo permite un considerable ahorro de costes. Según Teresa Torres, Producto Manager de Servicios de Mensajería de Telefónica Móviles España, "para las empresas resulta muy importante y básico en su negocio la optimización de costes. Si a ello unimos la posibilidad de llegar a la mayor cantidad de gente en el menor tiempo posible, y de una manera cómoda, sencilla y poco intrusiva, tendremos como resultado un servicio con un alto potencial de rendimiento en las empresas".

¿Quiénes usan los mensajes cortos?

Históricamente, los SMS se han interpretado como una utilidad poco seria, restringida al ámbito juvenil para una comunicación puntual y amistosa. Sin embargo, las ventajas de los mensajes de texto permite ir mucho más allá porque desde hace un tiempo, ya se está evolucionando en ese aspecto y las empresas empiezan a comprender toda la potencialidad de esta nueva herramienta de comunicación que permite ahorrar y, por tanto, mejorar la cuenta de resultados.

Hay que tener en cuenta que resulta mucho más económico enviar un mensaje corto que realizar una llamada de voz o una conexión de datos. No se depende de horarios ni contratos y no hay que esperar a que el teléfono se encuentre operativo, porque enviamos el mensaje y este será recibido en cuanto la otra persona conecte su aparato. La eficacia es otro aspecto a tener en cuenta porque a través de los SMS podemos llegar con muy poco esfuerzo a todas las personas que queramos, y evitar esperas o largas conversaciones; son sencillos porque es tan fácil como escribir un correo electrónico, inmediatos porque llegan en pocos segundos y discretos ya que no son tan intrusivos como una llamada de voz, porque lo recibes al momento pero lo lees y lo contestas cuando tu consideras oportuno.

Por su parte, Juan A. Flores, Gerente de CODESU, afirma que "CODESU, como empresa comercial con contactos en diferentes países de Europa y Estados Unidos, se encuentra diariamente con la necesidad de contactar con sus clientes de diferentes formas en los horarios más variados, tanto por teléfono, como fax, correo electrónico como mediante el envío de mensajes cortos, que son ideales porque el cliente los recibe inmediatamente aunque no tiene por qué contestarlos hasta que esté en su horario de trabajo, que en muchas ocasiones no coincide con el nuestro. Hoy en día, nuestro negocio requiere una serie de comunicaciones inmediatas, para la toma de decisiones lo cual nos hace ser usuarios de los sistemas de comunicaciones más ágiles por lo que periódica y frecuentemente nos vemos obligados a migrar a las ultimas tecnologías".

Ideales para el marketing
Los mensajes cortos también han sido un descubrimiento para el mundo del marketing, porque se esta revelando como uno de los sistemas de comunicación con mayores índices de efectividad, sobre todo si los comparamos con otros soportes más tradicionales. Utilizando una plataforma de mensajería SMS se pueden poner en marcha acciones de marketing que van desde la comunicación masiva de ofertas y promociones a sus clientes, hasta la realización de acciones de marketing interactivas, como los concursos o las votaciones.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que no se pueden enviar mensajes masivos, ya sean publicitarios o de cualquier otro tipo, a personas que previamente no hayan dado su permiso, porque es ilegal. Ocurre lo mismo que con el llamado spam o correo basura que nos llega por correo electrónico.

También son idóneos los mensajes cortos para actividades económicas como la gestión de flotas. La organización de recursos móviles es primordial en distintas aplicaciones de transporte y distribución de mercancías y cargas frigoríficas, paquetería, carburantes, recogida de residuos y mercancías peligrosas, asistencia en carretera, servicios de emergencia y de fuerzas de seguridad, entre otros. Permite al usuario realizar consultas cuando se encuentra fuera de la empresa y recibir notificaciones de que tenemos correo electrónico o llamadas pendientes, por ejemplo.

De todas formas, y a pesar de las grandes ventajas que estamos viendo que tiene para las empresas el uso de los mensajes cortos, esta práctica no está demasiado extendida. No se le saca todo el partido posible y se sigue utilizando más la voz que los SMS, aunque sea un procedimiento más caro e ineficiente. Con el uso de este tipo de mensajes las empresas pueden ver deducida, de forma considerable, la factura de los minutos de voz, mejorando el servicio a los empleados y la empresa.

MENSAJERÍA INSTANTÁNEA, OTRA POSIBILIDAD PARA LA EMPRESA

La mensajería instantánea consiste en un servicio que proporciona a dos usuarios conectados a Internet al mismo tiempo, la posibilidad de intercambiar mensajes de texto. Esto se hace, generalmente, utilizando ordenador y teclado. Claro que además existe la posibilidad de recibir mensajes SMS y eso también es mensajería instantánea. Al fin y al cabo son mensajes que nos llegan al instante.

La mensajería instantánea tradicional, es decir la que utiliza el ordenador como tecnología de envío y recepción de textos e imágenes, es un servicio de comunicación que congrega, cada día, a cerca de 150 millones de usuarios particulares, en su mayoría adolescentes, y a 20 millones de profesionales de todo el mundo. Se espera que esta cifra alcance los 300 millones de personas en el año 2005.

Podemos considerar la mensajería instantánea como un punto intermedio entre el chat y los mensajes de correo electrónico. Las herramientas que se usan son programas generalmente gratuitos y versátiles, que están siempre activos mientras exista una conexión a Internet. Por supuesto estos servicios han evolucionado en los últimos años y ya, incluso, se les han añadido aplicaciones extra como la posibilidad de entablar conversaciones telefónicas o enviar y recibir archivos, tanto de imagen como de texto.

La mensajería instantánea está ganando cada vez más popularidad. Precisamente ese éxito ha provocado una controversia entre quienes consideran que ayuda a incrementar la productividad o deteriorarla. En cualquier caso, los sistemas de mensajería instantánea son una herramienta de trabajo y una forma de comunicación personal hoy imprescindible para muchas personas y empresas que verían afectadas sus actividades si carecieran de ellos.

No todo son ventajas
Lógicamente estos sistemas de comunicación tienen sus ventajas e inconvenientes. Según Andrew Horbury del departamento del soluciones de negocio de Yahoo! Inc., "como toda herramienta de productividad siempre hay algún elemento que plantea inconvenientes. El teléfono de tu oficina siempre suena cuando te estas levantando de tu mesa para ir a una reunión, tu teléfono móvil suena en ocasiones durante una reunión. Tu puedes recibir un correo electrónico que requiere atención inmediata a última hora de la noche. Una de las ventajas de la mensajería instantánea de Yahoo! es que tiene un indicador de presencia online y tu puedes informar a tu interlocutor de que estás ocupado, en una reunión, comida etc, informando a tus colegas, proveedores o amigos que no puedes contactar con ellos en ese momento".

Juan A. Flores, gerente de CODESU señala que "tenemos claro que dentro del mundo empresarial, este sistema de comunicación va dirigido a empresas con trabajadores móviles que necesiten una comunicación rápida y garantizada con el resto de la organización desde cualquier lugar y también a empresas que deseen disponer de un completo sistema de comunicación rápida y flexible entre empleados. Su uso no solo ha sido adoptado por los usuarios finales, sino que las empresas de cualquier tamaño, desde las más pequeñas hasta las más grandes, hemos visto las virtudes de este sistema de comunicación".

Queda claro que en las comunicaciones empresariales, especialmente en las pymes, la mensajería instantánea a través de Internet se ha convertido en una herramienta importante para los empleados. Sin embargo, a pesar de su indudable utilidad en el campo empresarial, hay algunas consideraciones de seguridad que se deben tener en cuenta. El gerente de CODESU señala que "cuando estas aplicaciones no son soportadas y controladas por el área de tecnología de la empresa, se pueden convertir en un arma de doble filo. La privacidad no es el único tema en cuestión, ya que también hay preocupación con respecto al correo electrónico, transferencia de archivos y la posible infección de virus".

VIDEOCONFERENCIA, IDEAL PARA AHORRAR TIEMPO Y DINERO

La videoconferencia es un método de comunicación que permite el intercambio bidireccional, interactivo y en tiempo real, de video, audio, gráficos y datos entre zonas o puntos diferentes. En los últimos meses, igual que ocurrió tras los atentados a las Torres Gemelas de Nueva York o durante la guerra en Afganistán, la videoconferencia se ha convertido en un sistema alternativo a los viajes de los ejecutivos. En estos difíciles tiempos que corren en el panorama internacional muchos nos lo pensamos dos veces antes de subirnos a un avión.

Aunque en ocasiones el contacto directo con el cliente es esencial, y no sirve con una simple llamada de teléfono sino que se requiere la presencia física de ambos interlocutores, otras veces no es necesario y se busca una solución a medio camino entre esa presencia física y la llamada telefónica. En estos casos la videoconferencia se presenta como la solución ideal y un magnífico aliado para todos aquellos con miedo al avión y también para las compañías que apuestan por un método de comunicación y negociación mucho más barato, que ahorra no solo dinero sino también tiempo.

"Este ahorro de tiempo y la consiguiente mejora en la rentabilidad del personal -señala el gerente de CODESU-- se produce porque cuando tenemos que mantener una reunión con un cliente de otro país, si se hace a través de videoconferencia, no tendremos que gastar tiempo en ir y venir. Esa es una de las grandes ventajas de la videoconferencia, que evita que se rompa la agenda diaria de los empleados, quedando éstos disponibles tras la reunión virtual para desempeñar sus tareas habituales".

También hemos de considerar que un ejecutivo cuando viaja queda alejado de sus equipos de apoyo y éstos, en ocasiones, no pueden reaccionar con la agilidad necesaria. Además, cuando dos ejecutivos se reúnen mediante videoconferencia ambos juegan en casa.
Estas posibilidades hacen que la videoconferencia sea uno de los segmentos de mayor crecimiento en el mundo de las telecomunicaciones. Se trata de un magnífico recurso para las empresas porque permite conseguir una interacción real, productiva y eficaz. Se logra la comunicación integral: imagen, voz y datos de alta calidad en tiempo real; y no hay que olvidar que en un mundo en el que se diluyen las fronteras y se acortan las distancias, la comunicación juega un papel clave en el universo empresarial.

De fácil manejo
Para Andrew Horbury del departamento del soluciones de negocio de Yahoo! Inc., "la sencillez en el manejo es lo esencial. Hasta ahora la dificultad en el uso de los sistemas de videoconferencia ha sido una de las razones que han dificultado el desarrollo y la penetración de este producto en el mercado. La integración del vídeo con otras aplicaciones existentes como el correo electrónico o la telefonía a través de Internet o la mensajería instantánea donde una llamada puede ser hecha con un simple click del ratón o pulsando un botón hace mucho más fácil su uso".

Quienes utilizan la videoconferencia regularmente consideran que este sistema de comunicación es la extensión natural del correo y el teléfono, que permite mejorar el servicio al cliente, reducir los costes de viajes, y crear comunidades virtuales entre empleados, clientes, socios y suministradores.

Por su parte, Mercedes Cifuentes, responsable de marketing del Grupo NCL, considera importante la reducción de gastos porque se eliminan los costes de desplazamiento, hoteles y dietas, a lo que se une el coste del tiempo desperdiciado en deslazamientos y esperas. "Se acelera la toma de decisiones, las reuniones se realizan cuando son necesarias, son mucho más concisas y se aprovecha el tiempo invertido. Además, con una multiconferencia una reunión puede valer por muchas". Se produce, también, una mayor y mejor comunicación y mejora la calidad de vida del personal de la firma porque un viaje implica jornadas lejos del domicilio o llegar ya entrada la noche, sacrificando los momentos dedicados a la familia, amigos, ocio o deporte.

Claro que si buscamos inconvenientes también encontraremos alguno, aunque no demasiados. Mercedes Cifuentes señala que "el único inconveniente, si se puede llamar así, como con cualquier sistema de nueva implantación en una empresa, es la capacidad de asimilación de los mismos".

Juan Manuel Romero
jromero@construccionesdigitales.com

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Sonia Diez es la Directora General de e-learning de Grupo Vértice. Tiene muy claras las ventajas de las nuevas tecnologías en su campo de actuación.

¿Cuáles son los motivos que inducen a una empresa como la suya a utilizar sistemas de comunicación como la mensajería instantánea, los mensajes cortos SMS o la videoconferencia?

El área de e-Learning de Grupo Vértice se dedica a la enseñanza y la formación haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación, por lo que se hace evidente la necesidad de mantenerse al día al respecto de los nuevos dispositivos y desarrollos que surgen en el mercado y cuyo uso se va extendiendo. Todo ello para ofrecer el mejor servicio posible de e-Learning, que, por definición, se trata de un modelo de formación en el que la inmediatez y la accesibilidad en diferentes lugares, son dos de sus características inherentes.

En todo caso, no conviene olvidar que cualquier nueva herramienta tecnológica que se incorpore a la formación on-line debe servir para conducir unos objetivos formativos que hay que tener siempre presentes, porque la abundancia de soportes técnicos no garantiza por sí sola el éxito de un programa de e-Learning.

Partiendo de estos criterios básicos, un proyecto de formación en Internet en el que la comunicación en tiempo real sea importante, por ejemplo para el desarrollo de una tutoría on-line, puede resultar muy fructífero haciendo uso de herramientas de mensajería instantánea y otros modos de comunicación síncrona como chats.

La videoconferencia también ha resultado ser una herramienta muy útil cuando se quiere desarrollar una comunicación multimedia que incorpore voz e imagen. Este tipo de dispositivo permite asistir en directo a una conferencia compartida entre alumnos presenciales y alumnos on-line, o ver en directo y de manera práctica ejemplos u operaciones manuales complejas ligadas a los conocimientos que se estén impartiendo. En todo caso, y pese a su vistosidad, la videoconferencia debe reservarse a momentos especiales, dado que no todos los usuarios cuentan con la suficiente capacidad en sus conexiones a Internet. No hay que olvidar que se seguimos teniendo problemas de ancho de banda y que, al fin y al cabo, hay que garantizar esa accesibilidad de la que hablábamos en entornos globales con alumnos internacionales.

En general, todas las herramientas de las que hablamos resultan idóneas para generar uno de los pilares fundamentales de la formación on-line: interactividad, ya sea entre alumnos, entre alumnos y tutores o profesores, entre los propios docentes, etc. Además facilitan la transmisión de contenidos multimedia de todo tipo. Ahí radica su valor y es por eso por lo que las empleamos en nuestros programas de e-Learning.

En el caso concreto de su empresa, puede poner algún ejemplo práctico del uso que hace su firma de alguno de estos sistemas de comunicación.

Recientemente, el Campus Virtual de Uniactiva, nuestra escuela de postgrado on-line, acogió las "V Jornadas de Publicidad Interactiva: extensión online" en la que se dieron cita más de 400 asistentes de 25 países. Las Jornadas contaron con la presencia de diferentes ponentes expertos en el mundo de la comunicación y el marketing interactivo y digital, y, durante tres días, impartieron diferentes seminarios especializados con chats de comunicación síncrona anunciados mediante sistemas de avisos en tiempo real, foros de debate, descarga de contenidos, etc.

Una de las actividades más exitosas de las Jornadas fue la celebración de una conferencia de voz en tiempo en real conducida por el prestigioso periodista Fernando Jáuregui que trató sobre el futuro de la prensa escrita tradicional.

Los participantes pudieron escuchar al conferenciante de manera simultánea mediante voz y posteriormente realizar también sus preguntas o aportaciones vía audio a través de Internet. La herramienta permitía que, al mismo tiempo, los asistentes mantuvieran conversaciones privadas o compartieran ficheros. El ponente, por su parte, acompañaba su charla aportando transparencias e imágenes que, de manera visual, delimitaban y apoyaban sus argumentaciones.

Todo ello tuvo lugar haciendo uso de una herramienta técnica de desarrollo propio de muy sencillo manejo y cuyos requerimientos de funcionamiento eran muy simples: ordenador con equipo de audio y conexión a Internet, y la descarga de un pequeño componente de software de manera gratuita.

¿Cuáles son sus principales ventajas e inconvenientes?

Como ya se ha comentado, cualquier tecnología que aporte nuevas características y posibilidades al intercambio de conocimientos y la comunicación on-line es beneficiosa en sí misma. Sin embargo, para que estas posibilidades se conviertan también en ventajas para la consecución de objetivos pedagógicos es necesaria una adecuada adaptación metodológica.

Lograda ésta, entre las ventajas fundamentales de estos nuevos dispositivos cabría destacar la interactividad o la mayor incorporación de elementos multimedia, que dotan de recursos extraordinarios a la acción docente y visten de realidad el entorno virtual, y lo hacen más ameno y eficaz.

Otra ventaja de estos sistemas es que, en general, los alumnos están muy habituados a utilizarlos en su vida diaria, por lo que resulta muy sencillo introducirlos en un plan formativo sin generar extrañeza ni dificultades de uso. Si todo el mundo está acostumbrado a envíar y recibir varios SMS diariamente, ¿por qué no emplearlos para recordar pruebas de evaluación, anunciar tutorías on-line o comunicar la aportación de un compañero en un determinado foro?.

Todo ello fomenta aún más la ubicuidad de acceso al conocimiento que el e-Learning proporciona y democratiza la posibilidad de participar en programas formativos o actividades culturales y académicas en igualdad de condiciones. Gracias a estas herramientas, para asistir a una prestigiosa conferencia desde cualquier lugar del mundo sólo es necesario un sencillo ordenador.
Entre los inconvenientes el más importante sigue siendo, de momento, la calidad y velocidad de las conexiones a Internet. Hasta que no se generalice la banda ancha no se podrán aprovechar al máximo las posibilidades de algunos de estos dispositivos.
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EL PRECIO, FACTOR ESENCIAL

Ver cara a cara a nuestro interlocutor durante una negociación o reunión de trabajo aporta frescura y mejora considerablemente la comunicación entre ambas partes. La gran virtud de la videoconferencia es que permite la colaboración entre equipos geográficamente distantes sin necesidad de desplazamientos. A pesar de que se trata de un sistema que lleva varios años en el mercado todavía son muchos los empresarios que desconocen las ventajas de este nuevo medio de comunicación. No obstante, la reducción de costes a la hora de adquirir ciertos productos o utilizar diferentes servicios ha sido esencial para que las empresas se empiecen a decantar por el uso masivo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Por ejemplo, en el caso de la videoconferencia, nos encontramos con una tecnología que ya está prácticamente al alcance de cualquier empresa, porque sus costes se han reducido enormemente.

Un equipo de videoconferencia para trabajo en grupo costaba hace tres años una media de 21.000 euros. En la actualidad, un sistema con prestaciones superiores cuesta una media de 10.000 euros; es decir, el precio se ha reducido en más de la mitad. Sin embargo, en el mercado podemos encontrar sistemas todavía más económicos aunque de menores prestaciones, con precios en torno a los 2.000 euros. Y aún mucho más baratos porque también nos encontramos con los llamados sistemas de videoconferencia de consumo, que se instalan en los ordenadores personales y utilizan Internet como medio de transmisión. Estos sistemas cuestan menos de 200 euros, aunque, por supuesto, no ofrecen la calidad que los llamados sistemas profesionales.

Queda claro que estas últimas opciones son muy baratas y sencillas de usar, aunque no nos van a servir para mantener una reunión de negocios de alto nivel con nuestros clientes o proveedores en Japón o Estados Unidos. Pero sí servirán, al menos, para que los teletrabajadores de la empresa se comuniquen con sus jefes o para que los empleados hablen entre sí, bien vía conexión telefónica o a través de una red local. Para ello necesitaremos un ordenador que cumpla algunos requisitos mínimos de velocidad, memoria y potencia. Nos servirá un Pentium II a 300 MHz con 64 Mb de RAM, 1 Gb de disco duro y un módem a 56 K. Si a esto le añadimos una cámara USB, que cuesta unos 200 euros, nos encontramos con un equipo semiprofesional que nos servirá para andar por casa.

En cuanto a los diferentes costes, Mercedes Cifuentes, responsable de marketing del Grupo NCL señala que "en algunos casos el coste de los sistemas no varía respecto a los tradicionales, más allá de los costes de instalación y formación. Mientras que respecto a la videoconferencia supone un claro ahorro de costes al eliminar gastos de viajes, dietas, alojamientos y tiempos desperdiciados por los profesionales en estos desplazamientos".

Otra de sus grandes ventajas es compartir datos como documentos de texto, presentaciones, imágenes de vídeo, y otros durante la conexión. Esto facilita la transmisión de la información a todos los lugares conectados en tiempo real, lo que ha ampliado todavía más las posibilidades ofrecidas por la comunicación a través de videoconferencia.
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MENSAJERÍA INSTANTÁNEA, FÁCIL DE USAR

El funcionamiento de la mensajería instantánea no es complejo. Basta con conectarnos a Internet y abrir el programa, que previamente habremos instalado y que tiene una lista de contactos, y elegimos la persona con la que queremos hablar. El programa se encarga de indicarnos, de forma automática, sí esa persona esta conectada a Internet en ese momento, porque en caso contrario no es posible la comunicación. Escribimos el texto y lo enviamos. Inmediatamente el ordenador del receptor emite un sonido o enseña un icono intermitente anunciando la llegada del mensaje.

Ahora sólo falta que el receptor conteste al mensaje para que se establezca la comunicación entre ambos, o entre un grupo de usuarios. Tiene como gran ventaja que este tipo de programas es gratuito, que no supone un coste adicional, y permite el chateo entre dos o más personas.

Puede que por ahora los sistemas de mensajería instantánea, al ser en su mayor parte gratuitos, no muevan miles de millones de dólares, pero al igual que los navegadores de Internet su importancia es estratégica.

Se trata de aplicaciones informáticas sencillas que suelen constar de dos ventanas: una con la lista de contacto y otra en la que se leen los textos intercambiados. Ofrece comunicación instantánea porque basta con escribir el mensaje y darle a enviar para que este llegue en unos instantes a su destino. La otra gran ventaja es que el programa nos avisa si la persona o el grupo con quién queremos contactar está conectado a Internet., da igual que vivan en el edificio de al lado que a mil kilómetros de distancia.
Por tanto, para intercambiar estos mensajes sólo hay tres requisitos: estar conectados, que ambas partes puedan saber que están conectadas y que los dos o el grupo utilicen el mismo software de mensajería instantánea. Y aquí nos encontramos con el principal escollo, porque el gran problema para una mayor generalización de la mensajería instantánea es, precisamente, la falta de un estándar aceptado por todos.

Realmente, lo que esta mensajería instantánea propone es recoger el concepto de la mensajería de texto tradicional y enriquecerla con nuevas posibilidades, además de intentar encajar todo ello dentro de un ámbito profesional. Teniendo en cuenta que cada empresa es diferente, la mensajería instantánea es lo suficientemente flexible como para permitir una gestión diferenciada dependiendo del número de empleados y del uso que realiza la empresa de los mensajes cortos, tales como la comunicación interna, el envío de información a clientes y proveedores, o la publicidad de los servicios de la compañía, entre otros.

Permite la creación de grupos teniendo en cuenta las áreas de la empresa, la organización interna y los grupos de clientes. Cuenta a su disposición con una agenda genérica accesible por todos los empleados de la empresa, de manera que puede incluir citas comunes, o disponer una libreta de números de teléfono compartida por todos los usuarios. Además, adaptando los esquemas de la mensajería instantánea tradicional, el servicio también permite obtener un control de presencia de los empleados de la compañía, sabiendo en todo momento si están disponibles en el teléfono, en la web del servicio, etc.

La otra posibilidad de la mensajería instantánea es a través del móvil. Según Teresa Torres, Producto Manager de Servicios de Mensajería de Telefónica Móviles España, "este sistema reduce los costes de forma ostensible. Los recursos de red empleados no resultan tan costosos como los que requiere la comunicación vocal, por lo que los mensajes gozan de un precio muy atractivo (0.15 € cada mensaje, con independencia de horarios y contratos). Telefónica Móviles, además, ha decido apostar por la mensajería instantánea en empresas y el servicio que pone a disposición de los clientes, MensaGrupos Empresas, resulta totalmente gratuito en cuanto a costes. Únicamente se cobran los mensajes que se envían a través del servicio y, en el caso que se envíe un mismo mensaje a un/os grupo/s de persona/s, el precio resulta todavía más reducido que el tradicional".

Sin embargo, también hay algún inconveniente, porque " la comunicación vía mensajes de texto padece por definición los mismos inconvenientes que la comunicación escrita en general. No permite la interactividad directa el interlocutor, se pierde la espontaneidad de la comunicación verbal y resulta menos natural. Sin embargo, la idea de la mensajería de texto no es suplir la comunicación vía voz. Ambas pueden ser perfectamente complementarias y ajustadas cada una a su contexto y necesidades concretas dependiendo del momento, de la situación y de quién sea el interlocutor".
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CONVERGENCIA DE SISTEMAS

Las posibilidades que ofrecen la mensajería instantánea, la videoconferencia y los mensajes SMS no van separadas, sino que en ocasiones se pueden utilizar de forma conjunta, convirtiéndolas en magníficas aliadas a la hora de hacer negocios.
Juan A. Flores, Gerente de CODESU S.L. afirma que "en una ocasión uno de nuestros empleados estaba en la sede de otra empresa con una negociación muy compleja. En un momento dato tuvo que hacer una consulta y no le pareció lo más oportuno realizarla por teléfono porque no quería que le escuchasen sus anfitriones. Lo que hizo fue enviar un mensaje SMS a mi móvil para avisarme de que quería mantener un contacto vía mensajería instantánea. Me conecté a mi ordenador igual que él hizo con su portátil y nos comunicamos vía texto. Tomamos la decisión que consideramos más oportuna sin que la otra parte supiese en ningún momento que el empleado no tenía la suficiente capacidad como para asumir una decisión excesivamente arriesgada. El negocio fue bien y tanto mi empresa como los clientes acabamos satisfechos. Fue una de esas ocasiones en las que he comprobado las ventajas de las nuevas tecnologías dentro del mundo de los negocios".

Claro que tampoco debemos olvidarnos de la videoconferencia. Mientras mantenemos una videoconferencia con otra empresa en nuestra sala de reuniones puede haber varias personas. Cada una de ellas puede tener una idea diferente en un momento determinado y lo ideal es que se la hagan llegar a la persona que tendrá que tomar la última decisión. Evidentemente no se lo pueden decir de viva voz porque se trata de que la otra parte no lo sepa por pura estrategia de la negociación o porque la idea puede ser descartada en un primer momento. Por eso a la vez que se mantiene la videoconferencia puede tenerse abierto un sistema de chat o mensajería instantánea que nos permita comunicarnos entre todos los que estamos en la sala, cada uno con su ordenador.
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EL GOBIERNO TAMBIÉN SE APUNTA A LOS MENSAJES CORTOS

Los mensajes SMS no sólo se usan en el ámbito empresaria. La Administración española también es consciente de los buenos resultados que puede dar el uso de esta tecnología. Así, la dirección general de información internacional ha tenido una brillante idea para que desde la Presidencia del Gobierno se hagan llegar puntualmente a los periodistas que habitualmente cubren la información de Aznar todo lo relativo a los contactos del presidente con otros líderes extranjeros, una vez terminada la guerra de Iraq. Se trata de hacer llegar lo antes posible información sobre los contactos personales o telefónicos entre el presidente español y esos gobernantes extranjeros.

El máximo responsable de este departamento en Moncloa, Jesús Andreu utiliza un sistema tan cómodo como eficaz. Envía a los informadores información sobre los contactos de Aznar con dirigentes extranjeros sin necesidad de utilizar otras vías más lentas como el tradicional y quizá obsoleto comunicado de prensa. Los informadores escuchan el pitido de su teléfono móvil avisando del mensaje: "contacto de Aznar con Bush durante cuarenta minutos sobre reconstrucción Irak" o "Presidente habla con Mubarak sobre situación en Oriente Medio". Por supuesto, el mensaje llega allí donde se encuentre el informador, aunque esté de vacaciones. Los periodistas que se encargan de este tipo de información, especialmente del seguimiento del presidente Aznar, están encantados.
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