Reportaje publicado en la revista PcPymes en septiembre de 2005

La facturación electrónica es el proceso que las compañías utilizan para hacer llegar a sus clientes las facturas sin la necesidad de impresión en papel. Este proceso ha de cumplir con las disposiciones del Ministerio de Economía y Hacienda relativas a la forma y controles que han de incluir estos documentos. Estas disposiciones se refieren a la emisión de facturas y los ficheros que hay que guardar para las comprobación y auditorias anuales de las empresas y los pertinentes controles del Hacienda.

Desde luego estos cambios no son nada fáciles de asumir en algunas empresas que hasta ahora han funcionado perfectamente con el papel. La cuestión digital en algunos casos preocupa y en otros incluso da miedo, porque se trata de algo a lo que los gestores se enfrentan y para lo que en ocasiones pueden no estar preparados.

Claro que al final tiene que aceptar el cambio e incorporarse a las nuevas formas de gestión, porque quieran o no la facturación electrónica ya es una realidad. Básicamente consiste en transformar las facturas en formato electrónico, de forma que clientes y proveedores puedan intercambiar las facturas a través de Internet, de manera casi instantánea. Cuenta con más garantías de seguridad, confidencialidad, autenticidad e integridad que una factura firmada, sellada y enviada por mensajería urgente.

¿QUÉ SE PRETENDE CON LAS NUEVAS FACTURAS?

Se trata de sustituir las facturas tradicionales en papel por documentos en formato electrónico sobre soporte informático, sustituyendo así los medios tradicionales de envío y eliminando opcionalmente la impresión de la factura y el envío en papel. Prueba de esta nueva forma de gestión la ofrece Pangea e-Solutions, con una experiencia de siete años en desarrollo de aplicaciones web y comercio electrónico para empresas. José Melgar Sabater, Gerente de la firma, reconoce que están en pleno periodo de incorporación a la gestión telemática. "Actualmente el porcentaje de facturación electrónica en nuestra empresa es muy bajo aunque se podría decir que estamos aun en periodo de implantación".

Todo lo contrario que Arsys, empresa líder en España en el sector de registro de dominios y alojamiento web. Declaraciones de Manuel Mañas, Director General de Desarrollo Corporativo del Grupo Arsys Internet, declara con indisimulado orgullo que "Arsys ha implantado el sistema de Firma Electrónica Avanzada, obtenido a través de un certificado clase 2 CA de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, para el envío telemático de facturas, que se utiliza en el 100% de las facturas que se emiten desde cualquiera de las compañías del Grupo".

LAS VENTAJAS PARA LAS PYMES

Podemos afirmar sin lugar a dudas que las ventajas de la facturación electrónica son tanto de gestión como de ahorro de costes. Para la entidad que emite la factura, supone un sustancial ahorro de costes en los procesos de almacenaje, emisión, impresión, manipulado, envío y transporte, además de las ventajas derivadas por la inmediatez de la entrega y la integración en los sistemas informáticos. El coste de una factura en papel puede ser hasta cuatro veces superior al de una factura electrónica. A esto hay que añadir que la integración de los sistemas de facturación y cobro reduce los tiempos de reembolso.

En el caso de Arsys, el modelo de negocio ha requerido una apuesta por la facturación electrónica desde sus inicios, "permitiendo que cualquier cliente puede recuperar una factura anterior por sí mismo desde nuestra Área de Cliente", señala Manuel Mañas. Se trata de un sistema que ha redundado en un sustancial ahorro de costes tanto para los clientes de Arsys como para la propia empresa, lo que permite aumentar la inversión empresarial destinada a otras partidas".

También se ven ventajas desde Pangea e-Solutions, cuyo gerente se refiere a las mejoras que supone el ahorro en papel, impresión y gastos de envío. "También agiliza las comunicaciones ahorrando tiempo. Además la automatización para grandes volúmenes de facturas es más fácil y tiene menos gastos. Se puede ahorrar espacio para archivo y almacenaje ya que podemos guardar solo la copia digital de los documentos. Por último si se usan documentos estandarizados se ahorra en costes de grabación de datos".

También a esta cuestión se refiere Fructuoso Moreno Escobar, Presidente del Grupo de Comunicación y Publicidad TBWA-España, para quién la principal ventaja es "la seguridad a la que se ve sometida todo el proceso, ya que se evitará que se puedan perder facturas. Eso sin olvidar la rapidez, porque en el momento en que generes la factura y la envíes, esta puede ser recibida por el cliente en muy pocos minutos. La tercera ventaja se refiere al sistema de archivo, porque como no hará falta papel será innecesario un espacio físico dedicado a guardar este tipo de facturas. Y por último no podemos olvidar la sencillez del proceso, tanto del emisor que puede hacerlo de forma fácil y rápida como del receptor, porque agiliza el proceso de introducción de las facturas en sus sistemas informáticos y de gestión".

LA TRANSICION DE LA FACTURA TRADICIONAL A LA E-FACTURA

Una de las grandes dificultades con las que se van a encontrar las pymes es la transición entre la factura tradicional de papel de toda la vida y la factura electrónica. No se trata tanto de cuestiones de organización y gestión de los nuevos métodos de facturación como del miedo que muchos empresarios sienten ante cambios sustanciales en sus procesos de trabajo. Miedo que se puede tornar en terror ante algo desconocido.

Pero la cosa no es tan grave, porque debido a todas esas ventajas que acabamos de enumerar, la factura electrónica se está introduciendo de manera progresiva en la operativa de las empresas de cualquier sector y tamaño. Como sucede con cualquier innovación tecnológica, su implantación puede y debe hacerse gradualmente, y más teniendo en cuenta que una de cada cuatro empresas todavía no realiza un uso habitual de Internet en su negocio.

Desde Pangea e-Solutions, su Gerente, José Melgar Sabater apuesta por la utilización de las dos posibilidades. "Creo que es inevitable que ambas convivan, con lo cual dicha formula se hace indispensable, al menos durante un tiempo, si ese periodo de tiempo es más corto o más largo o incluso indefinido dependerá del éxito del sistema en el cual confío plenamente. De todas formas la formula es sencilla de adoptar, ya que toda factura electrónica debería ser, en principio, también imprimible por quien la emite y por quien la recibe".

El proceso es muy sencillo para ambas partes, aunque mucho menos complicado para los clientes, ya que sólo tienen que recibir la factura electrónica, almacenarla en sus ordenadores e imprimirla una vez o cuando la necesiten. Las empresas emisoras son las que se llevan la parte más laboriosa.

Y aunque el cambio implica a ambas partes y la dificultad puede y debe recaer sobre la empresa emisora, se puede dar el caso de que algunos clientes son acepten un sistema que la empresa no está en condiciones de imponer. Así el esfuerzo realizado en este proceso de cambio puede resultar inútil, por lo que se hace necesario concienciar al cliente de que el beneficio es mutuo.

LA ORGANIZACIÓN DEL CAMBIO

Los problemas a la hora de abordar el cambio son diversos, porque en unas ocasiones la herramienta de gestión que se utiliza para facturar de forma tradicional puede ser fácilmente adaptable al nuevo sistema y otras veces no. Depende, además, del volumen de trabajo y del número de clientes de la compañía, porque no es lo mismo hacer un cambio cuando tenemos cincuenta clientes que cuando tenemos varios miles. El gerente de Pangea e-Solutions señala que "muchas veces el cliente manda con lo cual no se le puede imponer el sistema y además todos deben ser informados del cambio".

Para hacer el cambio lo primero es ponerse en contacto con la Agencia Tributaria y hacer una consulta previa, con el fin de informarse respecto a la solicitud de una acreditación como emisor de facturas electrónicas. Para sacar un mayor provecho del sistema de facturación electrónica, resulta imprescindible adecuarlo al sistema de gestión administrativa de la empresa. Según Declaraciones de Manuel Mañas, "esta integración informática puede subcontratarse a una consultora tecnológica especializada o, como sucedió en el caso de Arsys, desarrollarse internamente. En todo caso, hay que tener en cuenta que el despliegue de estas soluciones también afecta a los procesos empresariales que soporta y, por tanto, a las personas que hay detrás y que van a utilizar la facturación electrónica diariamente".

A la hora de introducir estas novedades nos encontramos con que el proceso será más o menos sencillo según el equipamiento tecnológico del que disponga la compañía o el grupo de compañías. Así, no será igual hacerlo con unos sistemas con muchos años de vida que con otros más novedosos. En el caso del Grupo de Comunicación y Publicidad TBWA-España, su Director Financiero Corporativo, Agustín Segura, señala que "nosotros estamos en pleno cambio de nuestro sistema de gestión, financiero y de transacciones electrónicas. Esta funcionalidad la incorporaremos en el cambio al que nos estamos sometiendo porque resulta muy fácil de hacer cuando se está realizando un cambio completo, como que el que estamos realizando en estos momentos. Incorporaremos esta funcionalidad con los requisitos que exige el Ministerio de Hacienda, tanto para la emisión como para la recepción de facturas digitales".

Se trata, en cualquier caso de un trámite básico, que implica adaptar los medios informáticos de la empresa para que se adecuen a la nueva forma de trabajo. Se continúa formando al personal de administración en el nuevo método y la utilización de las nuevas herramientas necesarias para la implantación. Después, en algunos casos puede hacerse necesaria una detallada información a los clientes con el fin de evitar posibles reticencias.

Sobre esta transición desde la factura tradicional a la e-factura, desde su experiencia financiera en el Grupo TBWA, Agustín Segura señala que cree que "ha de existir un periodo adecuado de transición para dar lugar a las empresas y profesionales para que adapten y cambien sus sistemas para poder emitir y recibir este tipo de facturas".

La complejidad del cambio requerido para incorporarse a la e-factura va a tener un impacto similar en el cliente y en las empresas, que habrán de estar preparadas no sólo para emitir, sino también para recibir facturas electrónicas. Inicialmente, igual que sucede en cualquier implantación de software, la facturación electrónica va a suponer una cierta inversión para adecuar los sistemas de gestión existentes al sistema de facturación electrónica. No obstante, su rentabilidad está fuera de toda duda. Desde Pangea e-Solutions señalan que "desde nuestra experiencia el coste económico no es excesivo y además teniendo en cuenta el posible ahorro en medios materiales y humanos, el retorno de la inversión es más que probable, con lo que la decisión no es difícil de tomar".

Se trata, en cualquier caso, de una inversión rentable y que variará según las necesidades específicas de cada organización. Fructuoso Moreno, Presidente del Grupo TBWA-España Recuerda que "este coste variará en función de los sistemas; porque si se trata de uno nuevo será mas barato, ya que sólo habrá que añadir esa funcionalidad, mientras que si hablamos de sistemas más anticuados será mucho más complejo añadir nuevas funcionalidades. Incluso, en alguna ocasión puede que no sea posible".

Otro factor a tener en cuenta es que independientemente del coste económico del proceso, una vez puesto en marcha el sistema de facturación electrónica es mucho más barato que el tradicional y parece que las cuentas salen porque los envíos por correo o mensajería de facturas a los clientes con los que se utiliza el nuevo método es cero, la factura llega de forma casi instantánea al cliente y, además, dejan de almacenarse copias impresas de dichas facturas. Todo ello repercute en un ahorro de costes respecto a la facturación tradicional.
Juan Manuel Romero

Direcciones de interés:
Agencia Tributaria: www.aeat.es
Grupo Arsys: www.arsys.es
Pangea e-Solutions: www.pangeaesolutions.com
TBWA-España: www.tbwa.es

FACTURA TRADICIONAL VERSUS ELECTRÓNICA

Los defensores de la factura tradicional se ufanan en buscar las ventajas que tiene sobre la electrónica y, desgraciadamente para ellos, no parecen encontrar ninguna. Porque si alguien quiere tener la factura en papel no tiene más que imprimirla cuantas veces quiera. Una factura que habrá llegado a su oficina en los pocos segundos que tarda un correo electrónico desde un punto a otro. Por el contrario, si se tratase del correo tradicional podría tardar varios días en llegar a su destino, dependiendo de que cliente y empresa emisora se encuentren en la misma ciudad, en otra distinta, en otro país o, incluso, en otro continente.

Por tanto, la factura tradicional no presenta ninguna ventaja con respecto a la electrónica, que supone una evolución más en el desarrollo de la Sociedad del Conocimiento, al igual que el ordenador ha reemplazado a la máquina de escribir y el correo electrónico, a la carta tradicional en papel.
Así, nos encontramos con que las posibles ventajas de la factura tradicional sobre la electrónica son meramente psicológicas, porque todavía hay mucha gente que prefiere tocar el documento original emitido por la firma que envía la factura y que tiene dudas sobre el proceso. También se alude a la volatilidad de los datos en soporte informático y a la posible falta de seguridad en las comunicaciones telemáticas. La seguridad está garantizada y en cuanto a la volatilidad, quién quiera pueda hacerse su propia copia en papel para tenerla fuera del ordenador.

LA VALIDEZ LEGAL DE LA E-FACTURA

Algunas personas muestra ciertas reticencias a la hora de aceptar una factura electrónica y tienen dudas sobre la validad legar de la misma. La realidad es que cualquier duda respecto a la legalidad de las facturas electrónicas realizadas es infundada, ya que el organismo certificador puede ser incluso la propia Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, lo que garantiza al máximo la validez legal de cualquiera de las facturas emitidas electrónicamente.
Y dado que el sistema se encuentra regulado legalmente, los argumentos contra dichas reticencias son aplastantes, siempre y cuando las leyes y regulaciones se respeten. José Melgar Sabater, Gerente de Pangea e-Solutions, señala contundente que "el echo de que incluso la propia Agencia Tributaria impulse, regule y acepte el sistema ya debería bastar para convencer a los que tienen dudas".

LA OPINIÓN DE LOS CLIENTES

Otra cuestión es la opinión de los clientes antes esta nueva forma de factura. Hay clientes que no sólo aceptan la idea sino que piden información para implantar ellos el mismo sistema. Otras empresas, sin embargo, son reticentes al cambio y prácticamente exigen su factura en papel aludiendo a motivos de costumbre y resistencia a cambiar a sistemas que ellos consideran excesivamente novedosos o poco probados.

Este es un problema que no sucede con Arsys precisamente por tratarse de una compañía cien por cien tecnológica. El Director General de Desarrollo Corporativo del Grupo Arsys Internet, señala que "teniendo en cuenta el perfil tecnológico de los clientes de Arsys, su opinión respecto a la facturación electrónica es muy positiva. En todo caso, los escépticos que se muestran reticentes apenas pueden encontrar una objeción fundamentada si se les facilita información sobre este sistema, sus ventajas, su fiabilidad y su seguridad".

La naturaleza del negocio de Arsys ha permitido que sus clientes sean especialmente receptivos a la aplicación de Internet a sus sistemas de negocio y no se han registrado casos en los que se prefiera la factura en papel. Algo que no ha ocurrido en Pangea e-Solutions, cuyo Gerente reconoce que "alguno si se ha dado, desgraciadamente no todos nuestros clientes tienen el mismo grado de concienciación hacia las nuevas tecnologías y a algunos si puede que les resulte más sencillo recibirlas en papel".