Nos enfrentamos a una situación que se ha hecho especialmente visible en los últimos años, en los que hemos sido testigos de una serie de alianzas estratégicas, muchas veces coyunturales y otras estructurales, entre pequeñas y medianas empresas que unen sus esfuerzos para ofertar un producto elaborado entre todas ellas. Gracias a esta estrategia, cada una de las empresas asociadas aporte su parte de conocimiento y recursos.
Estas empresas, que desarrollan un excelente trabajo individual a pequeña escala se ven necesitadas de otras firmas que complementen su producto, y esa unión de esfuerzos es precisamente lo que permite ofrecer un servicio integral para que el cliente no tenga que preocuparse por ningún aspecto hasta que se le entregue el producto final totalmente elaborado y listo para ser integrado en el mercado. Al fin y al cabo se trata de responder a todas las exigencias de un cliente, que demanda un producto específico y de calidad.
Pero no hay que olvidar que todo este proceso tiene ciertos problemas y dificultades como la coordinación, porque en ocasiones se plantean dificultades a la hora de cumplir la programación prevista ya que unos equipos de trabajo dependen de otros y un retraso o mala elaboración de una parte del producto puede dar al traste con el trabajo de todos. Y todo ello sin olvidar otras cuestiones como el liderazgo, la toma de decisiones, definición de prioridades y la resolución de conflictos que puedan surgir.
Los modelos de gestión, procedimientos de trabajo y la claridad en los requisitos del resultado final son otras cuestiones muy importantes a tener en cuenta desde un principio. Son, precisamente aspectos como estos los que se analizan con mucho cuidado al iniciar un proyecto en empresas como Qualitas Management, consultora de gestión estratégica, de capital aragonés, dedicada a la prestación de servicios de desarrollo e implementación de sistemas, técnicas y herramientas de gestión, que siguiendo enfoques de excelencia empresarial, van orientados a aumentar la competitividad de sus clientes mediante la mejora continua de sus procesos tanto productivos como de gestión.
José Antonio Calvo, Director de esta pyme de 22 empleados, se refiere a los modelos de gestión y choque cultural observando los "problemas relacionados con diferentes maneras de entender las relaciones con los clientes, la dirección de las personas del equipo y la forma de cumplir con las expectativas del cliente". Y en cuanto a los procedimientos de trabajo puede haber "problemas relacionados con los métodos de planificación, ejecución y seguimiento de las actividades en cada una de las empresas".
Otra cuestión importante es la claridad en los requisitos o especificaciones del resultado final y resultados intermedios. Según José Antonio Calvo, se trata de "problemas relacionados con interpretaciones diferentes de cómo y en qué plazos deben entregarse los productos intermedios, y qué requisitos o prestaciones deben cumplir los resultados finales".

Las ventajas del trabajo compartido
Las ventajas de este tipo de gestión empresarial son tanto para los clientes como para las empresas colaboradoras. Los clientes ven incrementado su valor añadido, que obtiene de la suma de conocimiento y experiencia aportados por cada una de las empresas colaboradoras.
Eso sin olvidar que estamos hablando de un servicio integral, también conocido como proyecto "llave en mano". Es uno de los aspectos más importantes que destaca el director de Qualitas Management, que recuerda que "el cliente no tiene que preocuparse de contratar el servicio por partes ni de gestionar los riesgos inherentes a la coordinación y los espacios de interrelación entre las empresas del proyecto". Esto, a su vez, conlleva otras ventajas como el abaratamiento de coste del proyecto, porque "se evita la repetición de actividades, los retrasos por falta de coordinación, los costes de no calidad por deficiencias que hay que subsanar achacables a la falta de entendimiento entre empresas proveedoras comunicadas entre sí a través del cliente", señala José Antonio Calvo.
También es importante tener en cuenta que nos encontramos con un proyecto global, lo que aporta ventajas en la planificación, programación de hitos y seguimiento de la realización correcta de las fases del proyecto y, a su vez, facilita la mejora de la eficacia y eficiencia de la comunicación cliente-proveedor. Según José Antonio Calvo, "el cliente tiene un interlocutor único responsable de resolver las dudas y cuestiones conflictivas antes de que lleguen al cliente, y de transformar en requisitos las expectativas del mismo con una visión global de los servicios y actividades de cada una de las empresas colaboradoras".
Y para las empresas colaboradoras que se reparten el trabajo de este proceso las ventajas también son importantes. Permite aprovechar las sinergias, tanto técnicas como comerciales. Las sinergias técnicas están basadas en la complementariedad de los conocimientos y experiencia de las empresas para llegar a las soluciones esperadas por el cliente. Y las sinergias comerciales se producirán a consecuencia del establecimiento de relaciones profesionales con la base de clientes de las otras empresas, que pueden posteriormente explotarse en proyectos por separado.
Otra ventaja es el desarrollo de las empresas y personas participantes en los proyectos a través de la generación de conocimiento y experiencia, que puede suponer una de las fuentes fundamentales de innovación de ese producto o servicio. Y ello sin olvidar la innovación en procesos de gestión internos mediante el aprendizaje procedente de la aplicación de métodos y procedimientos aportados por las empresas colaboradoras.

Las dificultades para coordinar a las diferentes empresas
Una de las principales dudas que surgen a la hora de enfrentarse a un proyecto de esta envergadura es la facilidad o dificultad para coordinar a las diferentes empresas y profesionales que participan en ese trabajo.
Según el director de Qualitas Management, la dificultad para coordinar a diferentes equipos "puede que sea una de los factores críticos de éxito de este tipo de proyectos. Por esta razón, en el establecimiento de la alianza, y dentro del procedimiento de trabajo para cada proyecto, se define la figura del Director de Proyecto, que pertenece a una u otra empresa en función del mayor peso de la gestión o la tecnología en el citado proyecto, y que es quien se encarga de realizar la coordinación, de asignar tareas, de resolver conflictos que puedan aparecer, y de llevar el peso en la comunicación con el cliente".
Lo que si parece claro es que este tipo de colaboración es tan válida para las pymes como para las grandes empresas, y desde el punto de vista del cliente las necesidades son muy similares. Y así, por ejemplo, en el competitivo escenario empresarial actual, la necesidad de mejorar mediante una adecuada combinación de innovación en la gestión desde planteamientos estratégicos y aprovechamiento de óptima gestión tecnológica afecta de igual manera a la gran empresa que a la pyme, la diferencia radica en el volumen y la complejidad de la solución a implantar. Pero además, desde el punto de vista de la empresa colaboradora, según José Antonio Calvo, "en nuestra experiencia como pymes, los proyectos que hemos desarrollado hasta la fecha han sido realizados conjuntamente con otras empresas de nuestro mismo o parecido tamaño. Creemos no obstante, que estaríamos en disposición de colaborar con grandes empresas o departamentos funcionales de grandes empresas.

Las necesidades tecnológicas y el seguimiento de trabajo
Las necesidades tecnológicas que se les plantean a las empresas a la hora de desarrollar esos productos se refieren tanto a los sistemas de coordinación de gestión de proyectos y de comunicación. En cuanto a la gestión de proyectos, lo que se hace necesario es asegurar el adecuado desarrollo de las actividades según la programación, que impida la paralización del trabajo del equipo de una empresa por el incumplimiento de tareas o plazos de otra. Y al hablar de los sistemas de comunicación es imprescindible contar con una plataforma de comunicación interna que permita el intercambio y realización de la documentación del proyecto.
En cualquier caso, no podemos olvidar que uno de los elementos clave para el buen desarrollo de cada proyecto es que éste se gestione con unas fases bien definidas, y con unos resultados a entregar al cliente muy concretos.
Al tratarse de compañías diferentes probablemente dispongan de tecnología diferente, para garantizar la compatibilidad de esta tecnología en la parte técnica será necesario utilizar estándares o herramientas suministradas por las empresas de base tecnológica, y en cuanto a la parte que se refiere a la gestión, se conseguirá mediante la definición de sistemas y procedimientos de trabajo comunes desarrollados por nosotros de acuerdo a nuestra experiencia en esta área.
Después habrá que ir informado al cliente del desarrollo del trabajo, según se vayan produciendo novedades o cumpliendo los plazos previstos en el acuerdo firmado antes de iniciar el proyecto. Y por ello según destaca el director de Qualitas Management, todo el trabajo que se irá haciendo "queda desde el primer momento de la planificación reflejado en un Diagrama Gantt, el director de proyecto mantiene reuniones periódicas (una o varias dentro de cada una de las fases del proyecto, dependiendo de su complejidad y duración) con su correspondiente interlocutor en la empresa cliente. En estas reuniones se informa al cliente del seguimiento puntual y del estado del proyecto de acuerdo a la planificación realizada, de los resultados que se van alcanzando, y de las siguientes tareas o actividades por realizar".
Para llegar a este punto primero tendremos que habernos marcado unos objetivos y encontrar motivos para que nuestra empresa realice trabajos de diferente tipo en los que necesariamente tienen que participar varias compañías. Las dos razones principales son la búsqueda de alianzas y el cumplimiento con el objetivo estratégico.
José Antonio Calvo, desde su responsabilidad como máximo responsable de Qualitas Management ha analizado muy a fondo estos dos aspectos. En cuanto a la búsqueda de alianzas, afirma que se pretende que "en cada uno de los servicios prestados, conseguir lo que marca nuestra visión, a saber: Ser reconocidos por el valor añadido, la calidad de servicio y la honestidad de nuestras actividades. La colaboración con las otras empresas nos está permitiendo sobre todo aumentar ese valor añadido asociado al aseguramiento del cumplimiento de objetivos del cliente, y esa calidad de servicio asociada al cumplimiento de plazos por la adecuada coordinación y gestión de los participantes en el proyecto".
La segunda necesidad es el cumplimiento del "objetivo estratégico, y su despliegue, según el cual nuestro incremento de ventas y de cuota de mercado se logra: en parte mediante el aprovechamiento de la base de clientes de nuestras alianzas; y por otro lado por el aumento de servicios ofertados a nuestra base de clientes mediante la apertura de nuevas líneas de negocio asociadas al desarrollo de nuevos proyectos basados en la aportación del conocimiento de las citadas alianzas, y el aprovechamiento de las sinergias existentes con nuestros servicios".
Juan Manuel Romero

Las empresas pequeñas aportan agilidad y las grandes tienen más recursos
Arsys Internet es una de las empresas que mejor representan la innovación tecnológica dentro de las pymes. Nació hace unos años como un proyecto de unos amigos y se ha convertido en compañía puntera en la gestión de servicios relacionados con el alojamiento y registro de dominios en Internet. Arsys Internet es una referencia obligada y emplea a más de 200 personas y facturó 27,6 millones de euros en 2005. Sus responsables apuestan claramente por compartir recursos y conocimientos para elaborar un producto final cuando el cliente lo demanda. Así lo señala Manuel Mañas, Director General de Desarrollo Corporativo del Grupo Arsys Internet.

¿Qué problemas se plantean cuando se decide hacer un proyecto conjunto con otra u otras empresas para presentar un producto final, de tal forma que cada una de las empresas desarrolle una parte del trabajo?
Los principales problemas radican en la identificación de los objetivos del proyecto conjunto y la organización y distribución de responsabilidades para la consecución de estos objetivos. Cuanto más estructurada y eficiente sea la planificación previa del proyecto conjunto, mejor será su resolución.

¿Cuáles son las ventajas de este tipo de trabajos?
Por un lado, son proyectos que trascienden a las empresas participantes, por lo que permiten que cada actor aporte su mejor know-how en cada área y conseguir una mayor efectividad en su conjunto. De este modo, el proyecto conjunto puede resultar más beneficios para cada una de las partes.

¿Estos trabajos están más indicados para pymes o para grandes empresas? ¿Por qué?
No existen limitaciones de tamaño a la hora de elaborar un proyecto de este tipo. Se trata, sencillamente, de que cada parte aporte sus activos más valiosos, pero no es una cuestión de tamaño. Las empresas pequeñas aportan agilidad, mientras que las grandes empresas cuentan con más recursos. Se trata de que cada uno aporte su mejor valor en aras a la consecución del objetivo.

¿Qué tipo de proyectos están desarrollando conjuntamente con otras empresas?
Arsys Internet ha colaborado con distintos proyectos. Uno de ellos ha sido el Plan Internet para el Comercio de La Rioja, un proyecto realizado conjuntamente con el Gobierno de La Rioja, la Cámara Oficial de Comercio e Industria de La Rioja y la Agencia de Desarrollo Económico de La Rioja (ADER). Esta iniciativa ha acercado las nuevas tecnologías al comercio riojano. De este modo, Arsys Internet ha puesto su conocimiento y experiencia tecnológica al servicio de estas entidades, que han conseguido dinamizar sectores empresariales tradicionalmente reticentes a la incorporación de avances tecnológicos a sus modelos de negocio. El mayor exponente del éxito de esta iniciativa, que ha captado el interés de más de 500 empresas riojanas, se ha plasmado con la creación del portal .comerciorioja.com.

¿Resulta fácil o difícil la coordinación de las diferentes empresas que participan en uno o varios proyectos? ¿Por qué?
Si el proyecto se ha planificado adecuadamente, la coordinación de las acciones finales no resulta complicada. En todo caso, los pasos previos a la ejecución deben medirse con mayor cuidado que si el proyecto fuera de una única empresa, para obtener sinergias sin dispersar los esfuerzos. Uno más uno tiene que ser igual a tres, no a dos.

¿Se va informando paulatinamente a la empresa que ha comprado el producto final del desarrollo del trabajo o se limitan a entregarlo una vez terminado?
En cada caso, se actúa de una forma distinta. En el caso del Plan Internet para el Comercio de La Rioja, Arsys Internet aportaba sus conocimientos y medios del sector tecnológico, mientras que el restos de socios aportaron su conocimiento del sector empresarial y sus medios. Al ser un proyecto de claro objetivo tecnológico, Arsys Internet ha perseguido una continua formación de los comerciantes, mientras que el resto de socios aportaron los medios físicos para que esta formación fuera efectiva y no fuera una información aislada.

¿Cuáles son los motivos que han llevado a su empresa a realizar trabajos de diferente tipo en los que necesariamente tienen que participar varias compañías?
El desarrollo de la Sociedad del Conocimiento es un trabajo conjunto de actores públicos y privados. En un sector como el tecnológico, las empresas como Arsys Internet somos conscientes de que no debe darse a conocer una tecnología, sino su utilidad, eliminando las barreras psicológicas, económicas y tecnológicas que algunos colectivos pueden encontrar en su incorporación a la Sociedad del Conocimiento. En este sentido, el trabajo conjunto de empresas y entidades supone una ventaja añadida frente a una concienciación realizada por un único actor, que puede ser percibido de manera negativa.

IBM quiere facilitar que los distribuidores colaboren entre sí
IBM quiere que los distintos perfiles de socio comercial con que cuenta (mayoristas, resellers, ISV, consultoras, integradores de sistemas o proveedores de servicios) colaboren para dar una solución global al cliente y que de esa colaboración salgan ideas innovadoras en la industria.
Algo nada fácil de lograr por la costumbre del distribuidor local de hacer la guerra por su cuenta y huir en la medida de lo posible el trabajo con la competencia o con terceros con una actividad distinta.
Sin embargo, desde la dirección de canales de IBM, se tiene claro que el partner que quiera seguir creciendo y siendo rentable no le va a quedar más remedio que subirse a este carro. Para ayudar en esta iniciativa, las cerca de 400 compañías que mantienen una relación más directa con la marca ya disponen de un Innovation Center radicado en las instalaciones del mayorista GTI en Madrid
Además de esto, IBM ha puesto en marcha varias redes. Una de ellas está destinada a mejorar la oferta de los socios con desarrollos SOA, uno de los pilares de su estrategia en software, mientras que PartnerWorld Industry Networks está pensada para revendedores que abordan clientes de un mismo sector de actividad y Partner Value Net, que es una herramienta que fomenta el entendimiento entre socios de un mismo ámbito