¿Para que le sirve a una pyme una consultora?

Las pymes españolas no tienen demasiado arraigado el concepto de la consultoría y las ventajas que pueden proporcionar a todo su proceso de negocio. Unas veces por desconocimiento y otras porque no se precisan nuevos retos debido a que la empresa funciona con relativa tranquilidad y rentabilidad; lo cierto es que el concepto pyme-consultora no va siempre unido.
Reportaje publicado en la revista Pcpymes en diciembre de 2006

Una consultora no es más que un organismo que ayuda a las empresas a mejorar su negocio en aspectos como rentabilizar las inversiones que hacen o bien aportar ayuda y consejo a la hora de establecer planes estratégicos enfocados a conseguir alcanzar los objetivos empresariales a medio/largo plazo.
José Manuel Bernal, Director de Servicios de Consultoría de Nextel Engineering, pyme de 200 empleados que facturó 17,5 millones de euros en 2.005 y espera llegar a los 22,4 este año, señala que lo principal es que "el consultor conozca el negocio del cliente y que durante un corto período de tiempo trabaje con el cliente para conocer los pormenores y objetivos del negocio".
Las pymes, debido a sus escasos recursos, tienen un día a día muy completo, con una agenda de trabajo muy exigente. "Esta falta de tiempo, les imposibilita pensar en su negocio de forma detenida, y analizar soluciones que les permitan ser más competitivos. En este sentido las consultoras, aportan soluciones desde otra óptica con equipos especializados y experiencias en situaciones similares", señala José Manuel Marín, director de Comunicación y Marketing Corporativo de Axesor Grupo Infotel, empresa con una plantilla de 175 empleados y que este año tiene previsto facturar 18 millones de euros, 3,5 más que el año pasado.
José Ramón Riera, presidente de Ágora Solutions, con 50 empleados y una facturación de 5 millones de euros en 2005, deja muy claro que "hoy en día la sistematización de los procesos empresariales permite a las compañías rentabilizar sus inversiones y ser más competitivas y eficientes. Pero paralelamente la tecnología es cada vez más compleja y requiere un reciclaje continuo de los conocimientos de los profesionales de Tecnologías de la Información. Por esta razón muchas compañías recurren a empresas especializadas en servicios tecnológicos, que les ofrezcan prestaciones de alta calidad sin incurrir en excesivos gastos de personal".
Las consultoras suelen especializarse en un área de conocimiento concreto de la gestión empresarial y, dada esta especialización, acumulan el conocimiento necesario para sus clientes en momentos puntuales. Este es el caso de Synotion, que ofrece servicios ligados a la gestión de procesos de outsourcing y gobierno de TI y de gestión de grandes proyectos tecnológicos.
Según Fernando Martínez-Lacaci, Director General de Synotion España se trata de "acompañar a la empresa cliente en todo el proceso de definición de su estrategia de sistemas informáticos, en la selección de los proveedores más adecuados, en la elaboración de los contratos con estos proveedores y en las fases posteriores de implantación del proyecto tecnológico y de monitorización de los resultados, verificando que el proveedor externo de TI cumple los niveles de servicios acordados". Synotion España con una facturación de 3 millones de Euros en 2005 y 20 empleados en nómina a los que se une una amplia red de Interim Managers asociados (a nivel europeo).

Las medianas empresas son más receptivas
Si ya es difícil que una pequeña pyme asuma la necesidad de incorporar una consultora a su proceso de gestión, cuando se trata de empresas puramente tecnológicas la cosa se complica. Sin embargo en lo que podríamos considerar las medianas empresas es diferente porque en estos casos los servicios de una consultoría TIC son ya más conocidos. "Aunque muchas de estas compañías todavía se muestran reticentes a la hora de contratar estos servicios, son cada vez más conscientes de la complejidad de los sistemas de información y de la necesidad de contar con apoyo especializado para encontrar la mejor solución, el proveedor más indicado, etc.", afirma el Director General de Synotion España.
Pero a pesar de estas reticencias, lo cierto es que los servicios de consultoría y, específicamente, la consultoría de TI aportan valor a pymes con una cierta complejidad en materia de sistemas de información. Pueden aportar múltiples ventajas, desde el dimensionado del sistema de información que mejor se adapte a las necesidades del negocio, pasando por la selección de los proveedores tecnológicos más adecuados o por la definición de contratos con estos proveedores que garanticen la flexibilidad y que eviten futuros problemas y sobrecostes.
Desde Synotion España, consideran que todas estas aportaciones se traducen en un "ahorro de costes importantísimo para la compañía".
Por su parte, el Director de Servicios de Consultoría de Nextel Engineering señala que el beneficio de una consultora "en general es el mismo para cualquier empresa de cualquier tamaño. Lo que una consultora puede aportar a una compañía de cualquier tamaño es alinear los planes tecnológicos con los objetivos de la compañía, de manera que se genere un valor añadido y que se amplíe el conocimiento de la compañía.
Y para el presidente de Ágora Solutions, no hay que olvidar que la desconfianza por parte de las empresas "ha sido uno de los grandes inhibidores del outsourcing informático. Sin embargo, ese handicap se ha ido superando paulatinamente a medida que han surgido proveedores que no actúan como meros repositorios externos, sino que conocen el negocio de su cliente y se posicionan como un partner esencial en el alineamiento de la tecnología con los procesos de negocio".
En cualquier caso, lo cierto es que hay diferencias entre pymes de diferente tamaño, porque en el caso de pymes pequeñas, las soluciones más demandadas están relacionadas con aspectos de recursos humanos, fiscalidad de la empresa y financiación. Según el director de Comunicación y Marketing Corporativo de Asesor, "en medianas y grandes empresas (dentro del ámbito pyme) las estructuras organizativas son más grandes y las consultoras se centran más en aspectos estratégicos de organización, diagnóstico de empresas, entrada en comercio electrónico y ayuda en la elaboración de planes de negocio y de marketing que aseguren su supervivencia. Este tipo de servicios hace que las pymes medianas y grandes sean más competitivas y estén mejor preparadas para el futuro".
Crear valor a la empresa
Situación aparte es la que se vive en las microempresas, donde un buen asesoramiento será clave para iniciar el negocio. Son pequeñas empresas que sin un horizonte claro pueden cerrar fácilmente. De hecho, el 30% de las microempresas que se constituyen cierran en su primer año de gestión. Al fin y al cabo la tarea de estas consultoras consiste en crear valor.
Y se consigue crear valor pensando siempre en "solventar aquellas carencias que tengan las empresas a nivel tecnológico, evaluando claramente necesidades, objetivos y problemática a solventar; por otro lado es necesario tener en cuenta la planificación estratégica de las compañías para prescribir tecnologías acordes, que lo que poseen en la actualidad, no olvidemos que las compañías poseen tecnología útil y entre otras cosas hay que mejorar y aprovechar al máximo esas tecnologías antes de prescribir otras", afirma el Director de Servicios de Consultoría de Nextel Engineering.
Otro caso de interés es el de Axesor Grupo Infotel, que ha presentado su nuevo departamento de consultoría de marketing para pymes para dar acceso a servicios que hasta ahora estaban reservados únicamente para grandes empresas, lo que permitirá a las pymes ser más competitivas, aprovechar las nuevas oportunidades de negocio e incrementar su rentabilidad.
Según su director de Comunicación y Marketing Corporativo, "los mayores problemas a los que se enfrentan las pymes a la hora de buscar nuevas oportunidades de mercado, al igual que les sucede a las grandes compañías, guardan relación con la actualización de sus bases de datos de clientes y la salida a otros países". Se hace necesario, por tanto, poner al alcance de las pymes las mejores técnicas de marketing directo, actualización de bases de datos de clientes, preparación para la salida a otros países, asesoría legal en cuanto a la Ley de Protección de Datos, estudios de mercado, ratios de penetración y análisis de cartera para la consecución de clientes de alto valor.
Luis Sarasa Bernad, Gerente de Efor e-Consulting, señala que "nosotros aconsejamos a nuestros clientes que se pregunten si les estamos aportando nuevas visiones de negocio basadas en el uso de las TIC y les estamos ayudando a mejorar la competitividad, desde una perspectiva de uso, mejora o incorporación de las TIC, rentabilizando su utilización. Cuando un cliente contesta afirmativamente a estas dos preguntas, estamos seguros de que le estamos aportando valor. Nuestros propios controles internos y las encuestas de satisfacción a clientes ayudan a minimizar posibles riesgos".
Por eso, la ventaja de contratar a una consultora puede resumirse en que tiene a su disposición a expertos en un determinado campo. A esto, desde Axesor, se añade la posibilidad de "obtener informes claros y objetivos -al tratarse de puntos de vista externos a la empresa, que generalmente aportan nuevas vías al negocio en cuestión-, poder enfrentarse a las condiciones cambiantes del mercado con mayor capacidad de reacción y ser capaces de conseguir una visión global sobre diversos aspectos".
Podríamos resumir las ventajas con una frase del Director de Servicios de Consultoría de Nextel Engineering: "protección de la inversión, asegurar el éxito tecnológico y estar seguros de que lo que se ha prescrito tecnológicamente es lo que realmente el cliente necesita".

¿Son receptivas las pymes?
No todas las pymes son iguales, ni todas tienen las mismas necesidades tecnológicas ni la misma capacidad de inversión. El objetivo de un buen consultor es adecuar sus propuestas a las necesidades específicas de la empresa. "Conocer a tus clientes, y ser un socio de largo recorrido, minimiza la sensación de lejanía y complicación", afirma Luis Sarasa.
La consultora asesora a sus clientes, evaluando sus carteras de clientes y extrayendo aquella información que consideran más relevante para la futura toma de decisiones de marketing, como son el dimensionamiento del mercado y la búsqueda de clientes de alto valor. "En este sentido, la mayoría de las pymes que trabajan con nosotros siguen con nuestras recomendaciones y siguen nuestros consejos. Lo más complicado es convencerles de las ventajas competitivas que aportan nuestros análisis de mercado ya que los perciben como proyectos complejos y costosos sólo accesibles a las grandes empresas" afirma el director de Comunicación y Marketing Corporativo de Axesor Grupo Infotel.
Algunas de las reticencias de las pymes vienen por la idea preconcebida que tienen de que la consultora puede resultar cara, máxime tras el ejemplo sufrido en propias carnes de casos anteriores de consultoras que no ofrecían más que palabrería y escasos resultados. Hoy en día, el mercado ha madurado de tal manera que dichas consultoras no encuentran ya lugar en el que posicionarse, pues este sector ha evolucionado enormemente y solo quedan las más competitivas.
"Estamos hablando de un mercado en crecimiento, en el que las pymes son cada día más conscientes de la necesidad de estar bien asesoradas y de la importancia que las TIC tienen en su negocio", afirma Luis Sarasa.
Pero muchos directivos siguen siendo reticentes, por ejemplo en el segmento bajo de la pyme, porque la inversión en unos servicios de consultoría de TI exigen una masa crítica de proyectos tecnológicos que justifique una inversión de este tipo, que no todas las micropymes se pueden permitir.
Otro factor que frena a los directivos es "un problema cultural, ya que muchas pymes consideran todavía que los servicios de consultoría son exclusivos para las grandes empresas, tanto por sus costes, como por la complejidad de la problemática TI que los hace necesarios", señala el Director General de Synotion España. Y un tercer motivo sería la "disponibilidad, todavía, de un número reducido de este tipos de servicios orientados a la pyme en el mercado nacional, lo que dificulta la búsqueda del proveedor adecuado".
En cualquier caso, todo depende de la confianza que la compañía tenga en la consultora; la consultoría se basa en una relación de confianza con el cliente, se establecen lazos muy fuertes hasta que se consigue que la confianza mutua lleve a una relación más propia de socios tecnológicos que no de cliente-proveedor.
Una solución es convencer a los directivos de las bondades de contar con un servicio de consultoría. Algo que tienen muy claro en Efor e-Consulting, donde su gerente señala que hay cuatro razones que deberían motivar a ese directivo de tomar la decisión: "Le asesoramos en la toma de decisiones sobre TIC, le ayudamos a elegir la solución más adecuada a su necesidad, mantenemos un canal de comunicación sobre tecnologías que puedan aportar valor a su negocio y llevamos sus gastos e inversiones en TIC a buen puerto. Y todo esto en un entorno de servicio, cercanía y responsabilidad".
Juan Manuel Romero

Alejandro Pérez es Socio Director de Cognicase Management Consulting, pyme de 80 empleados con una facturación anual de 4 millones de euros.
-----Algunas pyme son tienen muy claro para que sirve una consultora ¿Podría explicar con palabras sencillas para sus directivos que labor desarrollan?
Las pymes tienen las mismas necesidades de asesoramiento que cualquier otra compañía de tamaño mayor. También trabajan en un entorno de negocio cambiante y en el que la innovación y la mejora de sus procesos es clave para permitirles sobrevivir en un mundo altamente competitivo. Las consultoras cumplen el papel de asesorar a las pymes en cómo mejorar la forma en que hacen las cosas, aportando propuestas de mejora para que sus procesos básicos de negocio (cómo vender más y a más clientes o cómo gestionar su negocio mejor optimizando aspectos como la gestión de la Tesorería, los cobros, su estructura de costes) y soluciones tecnológicas que les ayuden a su implantación.
CMC aporta soluciones líderes, por ejemplo, para la mejora del proceso comercial y que permiten a una pyme sacar provecho de los canales de acceso al mercado más actuales (email, teléfono, dispositivos móviles, Chat, Internet) de una forma eficiente, permitiendo así aumentar sus capacidades de comercialización y de atención al cliente.

-------Si a eso le añadimos el apellido TI (consultora en TIC) la cosa parece que se complica ¿no?
La tecnología tiene una importancia cada vez mayor a la hora de la implantación de cualquier mejora o evolución en cualquier compañía. Y más en una pyme, donde se debe ser más práctico y concreto en las soluciones a implantar y que por tanto tienen un componente de tecnología mayor. En ese sentido una consultora, y así lo planteamos nosotros, aporta ideas para mejorar cómo desarrollan sus diferentes procesos, pero siempre con la aportación de tecnologías que en complejidad y coste sean adecuados para las necesidades de una pyme.

-------¿Qué le puede aportar una consultora a una pyme española según se trate de una pyme pequeña, mediana o grande?
Los aspectos básicos a mejorar en líneas generales son similares, la clave es que se adapten las propuestas al tamaño, volumen de negocio y número de clientes que tenga cado uno. La complejidad y sofisticación de las soluciones que se puedan aportar no tiene sólo que ver con su volumen de facturación, sino también con otros aspectos como los canales de comercialización, la dispersión geográfica o la complejidad de ciertos procesos específicos como fabricación, distribución, financiero, logísticos o comerciales.

-----Desde el punto de vista de la pyme contratante de una consultora cuál sería la principal ventaja?
La ventaja mayor para una compañía es que con apoyo externo puedes tener un mayor nivel de innovación que tú solo con tus medios, ya que el consultor ha hecho una labor de I+D que es el valor que te aporta, además de que su responsabilidad es tener una visión global e ideas que de manera individualizada una compañía sola no podría abordar, al menos sin grandes inversiones.

¿Cómo se puede convencer a los directivos de las pymes de las bondades de contar con una consultoría?
Las claves para convencer a un directivo para que cuente con una consultora son ofrecer soluciones adaptadas al tamaño, complejidad y negocio y huir de soluciones generalistas y de aplicación a empresas de tamaño mayor.